Privacy statement

Privacy statement Salarisbureau Hofstee & Kruisinga

Onze visie op privacy

Bij Salarisbureau Hofstee & Kruisinga zorgen we ervoor dat we veilig met uw persoonsgegevens omgaan. De regels vanuit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) zijn hierbij voor ons leidend. Allereerst streven we ernaar om u duidelijke en begrijpelijke informatie te geven over hoe we met uw privacy omgaan.

We houden ons aan de volgende spelregels:Uw persoonsgegevens worden in overeenstemming met de wet en op behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt. Wij verwerken uitsluitend persoonsgegevens als daar een rechtmatig doel voor bestaat.Wij gebruiken uw gegevens uitsluitend voor het doel waarvoor ze verzameld zijn.In gevallen die de wet voorschrijft, zullen wij u vragen om uw toestemming voor het verwerken van persoonsgegevens en deze toestemming vastleggen. U kunt uw toestemming op ieder gewenst moment intrekken.Wij zullen uw persoonsgegevens niet langer bewaren dan strikt noodzakelijk is.Wij geven uw persoonsgegevens niet zomaar aan derde partijen, behalve wanneer er een wettelijke verplichting is of wanneer u uw uitdrukkelijke toestemming gegeven heeft.Wij maken geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming op basis van uw gegevens.

 

Wat zijn persoonsgegevens?

Een persoonsgegeven is elk gegeven over een levende en identificeerbare persoon, dat wil zeggen: het gegeven is direct of indirect herleidbaar tot een individu. Persoonsgegevens vertellen dus iets over u of kunnen met u in verband worden gebracht. De persoon op wie een gegeven betrekking heeft, noemen we “de betrokkene”.

 

Wat houdt “het verwerken” van persoonsgegevens in?

Iedere handeling met een persoonsgegeven is in principe een verwerking. U moet hierbij denken aan het verzamelen, bewaren, verplaatsen, wissen, doorsturen of aanpassen van persoonsgegevens.

Van wie verzamelen wij persoonsgegevens?

Salarisbureau Hofstee & Kruisinga voert salarisadministraties en personeelsadministraties uit voor haar klanten. Dat vertaalt zich naar de volgende diensten:

• Verzorgen van salarisstroken
• Verzorgen van signaleringslijsten
• Verwerken van journaalposten
• Verzorgen van elektronische loonaangifte bij de Belastingdienst
• Aan- en afmelden van werknemers in het kader van ziekteverzuimverzekeringen
• Verzorgen opgave pensioenfondsen
• Verzorgen werkgeversverklaringen
• Controleren geregistreerde pensioengegevens met salarisadministratie
• Begeleiding looncontroles
• Verzorgen van subsidieaanvragen voor praktijkleren
• Verzorgen bezwaarschriften indeling sectorfonds Belastingdienst
• Verzorgen van het toepassen van verminderingen
• Verzorgen loonaangifte jaartotaal
• Verzorgen jaaropgaven
• Verzorgen van diverse overzichten

 

Om deze diensten aan te kunnen bieden, verwerken we persoonsgegevens van (werknemers van) opdrachtgevers en natuurlijk ook van ons eigen personeel.

 

Hoe zorgen wij voor uw persoonsgegevens?

Wij besteden veel aandacht aan de technische beveiliging van onze ICT-systemen. Al onze medewerkers hebben een geheimhoudingsplicht met betrekking tot alle vertrouwelijke informatie binnen Salarisbureau Hofstee & Kruisinga. Daarnaast hebben we het met autorisaties zo geregeld dat alleen daartoe bevoegde medewerkers uw persoonsgegevens mogen inzien en verwerken. De medewerkers achter ons “privacyloket” houden zich specifiek bezig met het veilig omgaan met persoonsgegevens en nemen verzoeken van betrokkenen en (beveiligings)incidenten in behandeling.

 

Procedure melden datalekken

Wanneer er een datalek heeft plaatsgevonden is Salarisbureau Hofstee & Kruisinga verplicht dit te melden aan de verwerkingsverantwoordelijke (i.c. de opdrachtgever) of aan de Autoriteit Persoonsgegevens. Het doel van de meldplicht is om de schade voor betrokkenen als gevolg van een datalek zo minimaal mogelijk te houden.

 

Het gaat om situaties waarbij persoonsgegevens (mogelijk) zijn

a. vernietigd of verloren,
b. gewijzigd,

c. verstrekt of toegankelijk gemaakt.

 

Voorbeelden zijn:

a. Een hack waarbij persoonsgegevens worden ingezien door derden of gestolen worden of verloren gaan.

b. Er is een mailing verstuurd met de adressen in een “cc-veld”.

c. Verlies of diefstal van een USB-stick, laptop, Ipad of smartphone met daarop persoonsgegevens.

d. Er wordt mail verstuurd naar een verkeerd mailadres.

e.Er wordt post verstuurd naar een verkeerd postadres.

f. Verlies of diefstal van een geprinte lijst met persoonsgegevens.

g. Wachtwoorden om in te loggen zijn in handen van een derde gevallen, waardoor deze onbevoegd toegang heeft tot persoonsgegevens.

 

Salarisbureau Hofstee & Kruisinga heeft een Procedure Meldplicht Datalekken opgesteld, die gevolgd wordt bij een beveiligingsincident met persoonsgegevens.

Datalek melden? Stuur een mail naar: privacy@hofstee-kruisinga.nl

 

Uw rechten als betrokkene

Bij het verwerken van uw persoonsgegevens wegen wij het belang van Salarisbureau Hofstee & Kruisinga als salarisbureau en het belang van u als betrokkene tegen elkaar af. We zullen uw gegevens altijd verwerken op een manier die de minste gevolgen voor uw privacy heeft. Ook zullen we altijd bekijken of de gegevens die we van u vastleggen in redelijke verhouding zijn tot het doel wat we ermee willen bereiken.

 

Als betrokkene hebt u volgens de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) bepaalde rechten. U hebt bijvoorbeeld het recht om uw gegevens in te zien, te laten corrigeren of (onder voorwaarden) te laten verwijderen. Ook kunt u een eerder gegeven toestemming intrekken.

 

Als betrokkene heeft u volgens de AVG de volgende rechten:

1. Recht op informatie
2. Recht van inzage
3. Recht op rectificatie
4. Recht op gegevenswissing (vergetelheid)
5. Recht op beperking van de verwerking
6. Recht op overdraagbaarheid van gegevens
7. Recht van bezwaar

 

Wilt u bijvoorbeeld weten welke persoonsgegevens over u zijn vastgelegd of wilt u persoonsgegevens wijzigen of laten verwijderen?
Stuur een mail naar: privacy@hofstee-kruisinga.nl

 

U krijgt binnen 4 weken een reactie.

 

Indien uw verzoek betrekking heeft op persoonsgegevens die vallen onder verwerkingsverantwoordelijkheid van de opdrachtgever, dan zullen wij uw verzoek naar deze partij doorsturen en u daarvan op de hoogte stellen.

 

Indien Salarisbureau Hofstee & Kruisinga zelf de verwerkingsverantwoordelijke is, moeten wij, conform de AVG, uw identiteit vaststellen om aan uw verzoek gehoor te kunnen geven en zullen wij vragen naar uw geldige identiteitsbewijs.

Vragen of klachten over privacy?

Hebt u na het lezen van dit Privacy Statement nog vragen, opmerkingen of heeft u een klacht?

U kunt een mail met uw vraag, opmerking of klacht sturen naar: privacy@hofstee-kruisinga.nl

U krijgt binnen 5 werkdagen een reactie.

Daarnaast heeft iedere betrokkene het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).